Lalimo.ru

Система методов менеджмента

Обработка документов с использованием офисных пакетов

Лидером на рынке офисных приложений является корпорация Microsoft. По разным оценкам, она контролирует сейчас 80-95% рынка офисных пакетов в западных странах, а в России эта цифра еще выше. В то же время во Франции, Германии, Италии, Португалии, Китае и Японии лидируют продукты Corel Perfect.

Коллективная работа с информацией

Концепция современного «электронного офиса» предполагает обязательную совместную работу всех сотрудников. Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware (командная работа) и workflow (поток работ).

Технологии командной работы

ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организаций работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

· сетевой доступ к файлам и базе данных;

· локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);

· терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

· просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Технологии управления потоком работ служат для автоматизации документооборота в средних и крупных организациях и для них характерно:

· поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;

· четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (например, по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.

В современных офисных пакетах имеются развитые средства поддержки коллективной работы.

В Microsoft Word возможно использование режима записи исправлений, в котором разными цветами отображаются исправления, сделанные разными пользователями, рецензирования и отправки документа по маршруту с использованием электронной почты. Также возможно сравнение и сохранение версий документа в одном.

Анализ структуры документооборота

ГУФСИН

Перейти на страницу: 1 2