Lalimo.ru

Система методов менеджмента

Microsoft Exchange

Кроме средств работы с электронной почтой, система Microsoft Exchange предоставляет средства для организации групповой работы. При этом может использоваться механизм папок коллективного доступа Microsoft Exchange Server, а также электронных форм его клиента - Microsoft Outlook, который входит в состав офисного пакета Microsoft Office.

Папки коллективного доступа представляют собой иерархические хранилища, предназначенные для хранения и доступа к различной разделяемой информации. Все пользователи, обладающие необходимыми правами, имеют возможность работать с информацией, хранящейся в этих папках. Для более удобного доступа к объектам, хранящимся в папках, предусмотрен поиск с помощью фильтров. Имеется возможность ассоциировать с папкой набор способов просмотра так называемых представлений. Кроме обычного табличного представления информации, хранящейся в папке, Microsoft Outlook позволяет создавать представления в виде календаря, временной шкалы и набора карточек.

Наряду с документами и текстовыми сообщениями от одного пользователя к другому могут пересылаться и структурированные данные. Для подготовки и чтения такого сообщения гораздо удобнее использовать определенную экранную форму. Поэтому в состав Microsoft Outlook входит специальное средство для создания таких электронных форм - Microsoft Outlook Forms Designer.

При маршрутизации (перемещении) документов от одного рабочего места к другому пересылается документ, который представляет собой файл того или иного формата. Каждый пользователь последовательно выполняет над ним определенные действия. При маршрутизации электронных форм от одного рабочего места к другому пересылается та или иная структурированная информация.

Microsoft Exchange Server поддерживает специальный механизм, позволяющий отслеживать последовательность сообщений в цепочке, объединенной одной темой. При работе с сообщениями в папках коллективного доступа имеется возможность посылать ответ непосредственно в почтовый ящик автора, а также и помещать его в папку коллективного доступа.

Содержимое папок коллективного доступа может быть доступно не только в рамках локальной сети с помощью программы Microsoft Outlook, но и в Интернете. Эта возможность обеспечивается специальными компонентами - Microsoft Exchange NNTP Connector и Outlook Web Access. Первый позволяет опубликовать содержимое папок коллективного доступа Microsoft Exchange в новостных группах, а второй - по протоколу HTTP осуществить доступ к информации, хранящейся в персональных почтовых ящиках и папках коллективного доступа Microsoft Exchange.

Уже традиционной задачей автоматизации групповой работы стало планирование встреч и групповых мероприятий. С помощью Microsoft Outlook пользователь может вести персональную базу данных, содержащую информацию о расписании, текущих задачах и планируемых событиях или мероприятиях. По электронной почте через Microsoft Exchange Server всем участникам планируемой встречи отправляется сообщение с указанием времени встречи. Получив это сообщение, участники встречи могут либо принять предложение об участии, либо отклонить его. В любом случае ее организатор получит ответ от участников.

Задание Microsoft Outlook представляет собой запись, которая отображается в списке текущих заданий. В отличие от встречи задание планируется не на конкретное время в течение дня, а время, в течение которого оно актуально.

В Microsoft Outlook имеются средства для проведения голосования. При подготовке сообщения можно указать на необходимость ответа на данное сообщение, заранее определив их варианты. После этого при чтении полученного сообщения на форме получатель увидит дополнительные кнопки, предлагающие выбрать один из вариантов, которые были предложены автором сообщения.